消耗品を購入したり、交通費などの経費を払ったときの記帳方法

筆記具やコピー紙代などの消耗品の支出、交通費や光熱費などの支出のように、仕入れ以外の支出は「経費帳」に、勘定科目別に記帳します。
勘定科目は経理上の言葉で、交通費、通信費、水道光熱費などです。
勘定科目は上記に挙げたようなどの業種でもあるようなものの他に、たとえば、書籍を頻繁に参考する業種でしたら参考資料費というように必要なものをつくってかまいません。

下は交通費の経費帳の例です

経費帳（交通費） 日付 摘要 現金 その他 ２００１年２月３日 電車代　飯田橋〜神田×２　△古書店へ ２６０

交通費は近距離の電車賃やバス代などのように領収書が出ない場合は、税務署に必要経費と認めてもらうためにその都度、下のような「交通費清算書」を作っておきます
（書式は決まっていない）

交通費清算書 ２００１年２月３日 日付 行き先 交通機関 金額 用件 ２００１年２月３日 △古書店 ＪＲ飯田橋〜神田　往復 ２６０ 仕入れ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合計２６０円 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　氏名　○○　　受領印

従業員に出張手当を払う場合、高額な手当ては給与になって源泉徴収の対象になります。
事業主が出張した場合には交通費などの実費は必要経費として認められますが、出張手当の支出は出来ません。

下は、コピー紙やプリンター用インクを購入した場合

経費帳（消耗品費） 日付 摘要 現金 その他 ２００１年２月３日 コピー紙（１包５００枚） 　３００ 　 ２００１年２月５日 プリンタ用インク ２６００

電話代や水道光熱費は実際に使った月と、その料金を支払う月が一致しませんが、毎月同じような金額なら異なって記帳してかまいません。